收文拟办七要点

　　收文拟办是秘书部门对需要办理的公文提出初步处理意见，并提供必要的背景材料，以供领导审定、决策、批示时参考的一项重要的公文处理程序，是秘书部门的一项重要工作。拟办意见虽只有寥寥数语，却能体现出秘书人员公文处理、逻辑思维和文字表达的能力。做好公文拟办工作，是办公厅(室)文书处理部门服务领导决策、当好参谋助手的基本要求。结合工作实际，笔者认为，公文拟办工作应注意把握好以下几个方面的问题：

　　一、安排要合理

　　1、请批的领导同志和请办的责任单位要合理。要根据领导同志分工和各部门的职责权限、工作范围，确定请批和请办的对象，不能乱，更不能混。这就要求秘书人员必须熟悉和掌握领导同志工作分工和各部门工作职责。对一些重要的或自己把握不准的事项，要及时请示分管秘书长(主任)，再按批示意见办理。
　　2、办理程序要严格。每项工作都有相应的工作制度、工作程序和办理要求，有分管的领导和单位，比如，有关表彰工作应由人事部门把关，有关机关办公用房分配管理应由机关事务管理部门安排等。对这些工作规程都必须了解掌握并严格执行，不能违反规定擅自处理。
　　3、语意表达要准确，意见表述要清楚，是阅示、阅知还是阅研、阅办等都要讲明白，不能产生歧义。

　　二、考虑要周到

　　1、分析要缜密。在审文时应迅速准确地判断来文的动机和目的要求，以便做到有的放矢。而且要善于联系实际工作中遇到的问题进行分析研究，以务实的精神进行处理，力求达到理想的办理效果。
　　2、筹划要周密。要站在全局高度研究问题，做到统筹规划，妥善安排。需要落实的工作要实现决策执行的闭路循环，做到有安排、有落实、有反馈。
　　3、协调要周全。公文办理过程就是落实领导同志批示意见和协调部门处理的过程，要注意多联系沟通，与有关部门一起研究提出各方都能接受的意见，避免造成工作上的矛盾和摩擦。

　　三、说明要具体

　　拟办意见内容要严谨具体，比如建设管理部门就下属事业单位因体制改革引发上访的报告，就得送分管建设、信访、人事工作的领导同志及相应部门阅处，zui好由人事部门牵头研究完善此类事业单位体制改革的具体意见后再处理。
　　如需要提出明确的处理意见，应明确请哪位领导同志阅定，由哪个单位牵头协调，督办时必须将有关办理要求和办理时限等交代清楚。

　　四、条理要清晰

　　拟办意见的思路要清晰，有层次感，能体现办理过程前后顺序和因果关系。是同时办还是依次办，是先请领导批还是先转部门办，先给谁后给谁等都应安排有序。要根据具体内容确定具体的办理思路和办法，保证办理工作科学有序进行。
　　比如，有关社会政治经济文化等综合性调研报告，可同时分送班子成员和相关部门参阅；需先由责任部门把关提出意见的事项，可先请部门提出处理意见后，再请领导同志阅示等。

　　五、范围要适度

　　公文呈送范围应根据文件内容和办理要求灵活掌握，如内容涉及政策性、全局性或重大问题的，可以分送班子领导；内容涉及某一方面重要工作的，可送党政主要领导同志、分管领导同志及相关部门；内容只涉及某一方面一般性工作的，送分管领导同志阅批或有关部门阅办即可。其中，保密公文的办理必须严格按保密制度执行。

　　六、语气要恰当

　　拟办意见表述一定要客观公正，不能带有个人主观意志和感情色彩，而且态度要不偏不倚、不卑不亢。特别是批转部门办理时更应注意把握好语气，既不是请示，也不是指示，更不是下达命令。拟办意见一般都要求用规范的公务语言表述，多用“请”字开头。

　　七、文字要简练

　　拟办意见只是一个办理说明，是办文的参考性意见，领导同志的批示意见才是办理的重点，因此，拟办意见一定要求简求精，只要能将办理过程充分表述清楚即可，不宜拖沓冗长，喧宾夺主。

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